SMAJ –
Coordenadoria Setorial de Documentação – Biblioteca Jurídica
Advertência
(Publicação DOM de 30/12/2005:21)
O Ilmo. Sr.
Presidente da SETEC – Serviços Técnicos Gerais, no uso das atribuições de seu
cargo, conferidas pelo disposto nos incisos I e
III, do Artigo 8º, da Lei Municipal n.º 4.369, de 11 de fevereiro de 1974
e,
CONSIDERANDO a
necessidade de regulamentar os procedimentos referente à gestão dos
protocolados em geral; processos administrativos disciplinares e licitatórios,
assim como estabelecer procedimentos para formação e tramitação dos
protocolados e processos administrativos e, finalmente estabelecer critérios;
ORDENO:
Artigo 1º - Fica determinado
que todas as divisões da SETEC – SERVIÇOS TÉCNICOS GERAIS, deverão obedecer
rigorosamente os procedimentos constantes nos artigos adiante enumerados, os
quais visam regulamentar os procedimentos referente à gestão dos protocolados
em geral; processos administrativos disciplinares e licitatórios, assim como
estabelecer procedimentos para formação e tramitação dos protocolados e
processos administrativos; regulamentar critério para anexação, apensação,
reconstituição, arquivamento e expedição de certidões; etc
Artigo 2º - . Esta Ordem de
Serviço dispõe sobre os procedimentos que dizem respeito à recepção, ao
registro e à distribuição de documentos, protocolos e processos, inclusive a
formação, instrução, tramitação, arquivamento e desarquivamento, a serem
cumpridos no âmbito da Autarquia SETEC - Serviços Técnicos Gerais
Parágrafo único. Aplicam-se os
dispositivos desta Ordem de Serviço, no que couber, aos documentos e processos
entregues por meio informatizado ou que passem a tramitar por meio eletrônico.
Artigo 3º. A SETEC atuará em
conformidade com os procedimentos estabelecidos nesta Ordem de Serviço, observando
sempre os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da
publicidade, da eficiência, da finalidade, do interesse público e da motivação
dos atos administrativos.
Artigo 4º. Para fins de
uniformidade dos procedimentos relacionados à presente Ordem de Serviço, os
termos mais usuais referentes à documentação são definidos do seguinte modo:
I - anexação -
união de um processo a outro, ao qual se incorpora definitivamente;
II - apensação -
união provisória de dois ou mais processos, visando à uniformidade de
tratamento em assuntos semelhantes;
III - arquivamento
- guarda e conservação de documentos e processos no Setor de Arquivo;
IV - autos de
processo - conjunto de documentos ordenados cronologicamente, com numeração
específica, reunidos em capa própria, necessários ao registro formal de atos e
de fatos de natureza administrativa ou jurídica;
V - autuação - ato
pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no Protocolo,
transforma-se em processo, recebendo numeração única e capa padronizada;
VI -
correspondência - toda espécie de comunicação formal escrita, que circula nos
órgãos ou entidades, à exceção dos processos, classificando-se em:
a) interna - aquela
mantida entre as Divisões da Autarquia, por meio de circular interna e/ou
memorando;
b) externa - aquela
mantida entre os órgãos ou entidades;
c) oficial -
espécie de correspondência caracterizada pela impessoalidade, uso do padrão
culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade e mantida
entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Municipal, ou, destes
para outros órgãos públicos ou agentes privados, cujo conteúdo é de interesse
da Administração Pública;
d) particular -
espécie de correspondência caracterizada pela sua individualidade e
pessoalidade, cujo conteúdo é de interesse alheio à Administração Pública;
e) expedida -
aquela de origem interna, remetida no âmbito da Administração Pública Municipal
a destinatário interno ou externo; e
f) recebida -
aquela de origem interna ou externa recebida pelo Setor de Protocolo.
VII - desapensação
- separação de processos juntados por apensação;
VIII -
desarquivamento - ato pelo qual um documento ou processo, mediante solicitação,
é retirado do Setor de arquivo; .
IX -
desentranhamento - ato justificado de retirada de documento dos autos;
X - despacho
decisório - ato pelo qual a autoridade competente decide uma questão submetida
à sua apreciação;
Xl - despacho de
mero expediente - ato que não contém teor decisório;
XII - diligência -
ato pelo qual a autoridade competente requer a adoção de medidas para
saneamento do processo;
XlII - informação -
despacho de mero expediente que visa o esclarecimento de matéria constante do processo;
XIV - juntada -
inserção de um documento aos autos;
XV - parecer
técnico - documento emitido pelas Coordenadorias da Autarquia como parte
integrante do processo de gestão administrativa, base de apoio e de instrução
às deliberações da Diretoria Técnica Operacional e orientação técnica à
Assessoria Jurídica da Autarquia;
XVI - parecer
jurídico - documento mediante o qual a Assessoria Jurídica emite parecer
jurídico a SETEC, expressando opiniões sobre questões jurídicas submetidas ao
seu pronunciamento;
XVII - parecer
normativo - parecer jurídico, envolvendo matéria relevante e de interesse
público, aprovado pela Diretoria e publicado, para observância da SETEC e com
caráter vinculante;
XVIII – setor de
protocolos - atividade de recebimento, registro, distribuição, tramitação e
expedição de documentos e correspondências, subdividindo-se em:
a)
expediente/protocolo - local em que são realizadas as atividades de: autuação,
recebimento, juntada de documentos, desentranhamento, registro, expedição de
documentos, distribuição, correspondências; certidão
b) cadastro – local
em que são realizadas as atividades de cadastramento, digitalização e registros
dos permissionários.
XIX - processo -
instrumento formal que compreende atividades coordenadas em busca de um
determinado fim;
XX - processo
principal - processo que, pela natureza da matéria, pode exigir a anexação de
um ou mais processos como complemento à sua decisão;
XXI - processo
acessório - processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo
principal;
XXII - processo
administrativo disciplinar - instrumento formal que tem como propósito a
regular apuração das infrações e a aplicação das penalidades correspondentes
aos servidores, respeitado o direito ao contraditório e à ampla defesa, devendo
tramitar em caráter reservado até a publicação da decisão tomada pela
Presidência;
XXIII -
reconstituição de processos - ato pelo qual o servidor reconstitui um processo
extraviado ou danificado;
XXIV - sindicância
- procedimento sumário que visa colher informações sobre noticias de
irregularidades praticadas no âmbito do serviço público, devendo tal
procedimento ser conduzido em sigilo e, conforme a conclusão, instruir Processo
Administrativo Disciplinar;
XXV - termo de
anexação - registro formal da união definitiva de um processo a outro, no qual
devem constar os números dos processos, a identificação do solicitante, o
registro da renumeração das páginas e a data e local da anexação, com
assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou
carimbado.
XXVI - termo de
apensação - registro formal da união provisória de processos, no qual devem
constar os números dos processos, a identificação do solicitante e a data e
local da apensação, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o
nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXVll - termo de
arquivamento - registro formal da guarda e conservação de documento ou processo
no setor de arquivo, no qual deve constar o número do processo, a identificação
do solicitante, a data e o local do arquivamento, com assinatura ou rubrica do
responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXVIII – termo de
desapensação - registro formal da separação física de dois ou mais autos
apensados, no qual devem constar os números dos processos, a identificação do
solicitante, a data e o local da desapensação, com assinatura ou rubrica do
responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXIX - termo de
desarquivamento - registro formal da retirada de documento ou processo do
Arquivo-Geral, no qual deve constar o número do processo, a identificação do
solicitante, a data e o local do desarquivamento, com assinatura ou rubrica do
responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXX - termo de
desentranhamento - registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no
qual deve constar o número do processo, a relação dos documentos extraídos, com
o respectivo número das folhas, a identificação do solicitante, a data e o
local do desentranhamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta
sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXXI - termo de
encerramento - registro formaI de encerramento do processo para arquivamento,
no qual deve constar o número do processo, a identificação do solicitante, a
data e o local do encerramento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta
sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXXII - termo de
juntada de folha ou peça - registro formal da juntada de folha ou peça aos
autos, no qual deve constar o número do processo, a identificação do
solicitante, a relação dos documentos inseridos, como o respectivo número das
folhas, a data e o local da juntada, com assinatura ou rubrica do responsável
aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;
XXXIII - termo de
reconstituição de processos - registro formal de reconstituição de processo
extraviado ou danificado, no qual deve constar o número do processo original, a
procedência, os interessados, o assunto, além de outras informações julgadas
necessárias, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o
cargo, digitado ou carimbado;
XXXIV - termo de
ressalva - registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou
folha dos autos, no qual deve constar o número do processo, a identificação do
servidor que detectou a irregularidade, a data e o local do ocorrido, com
assinatura ou rubrica do responsável, posta sobre o nome e o cargo digitado ou
carimbado; e
XXXV - unidade
protocolizadora (setor de protocolo) - denominação utilizada para o órgão que
possui competência para receber, autuar e numerar processos e documentos.
Artigo 5° - Todo documento
oficial recebido deve ser entregue ao setor de protocolo para registro e
encaminhamento à Chefia de Gabinete da Presidência para indexação e
distribuição, exceto aqueles endereçados à comissão de licitação, que devem
ser-lhes entregues diretamente.
§ 1 ° - Documentos de
caráter particular recebidos pelo setor de protocolos devem ser retirados pelo
destinatário.
§ 2° - Compete à Chefia
de Gabinete da Presidência a indicação de prazo de resposta para os documentos
recebidos, observando outros prazos judiciais ou legais já estabelecidos.
Artigo 6° - O registro e a
digitalização, no sistema informatizado de controle de documentos e processos
da Autarquia, dos documentos gerados internamente deve ser realizado pelo setor
de protocolos.
Artigo 7° - Compete à Divisão
Administrativa o controle dos documentos e processos da Autarquia, cadastrados
pelo setor de protocolos.
Artigo 8º - Compete à
Divisão Administrativa as atividades de conferência e corregedoria dos
documentos registrados .
Artigo 9º- Compete ao setor de
protocolos a autuação de documentos e o registro dos dados decorrentes no
sistema informatizado de controle de documentos e processos da Autarquia.
Artigo 10º - A autuação de
documento para formação de processo tem por base o requerimento ou solicitação
do interessado, bem como de seu representante.
§ 1º. A autuação de
documento apresentado em cópia é aceita somente depois de conferido com o
original e autenticado por servidor da Autarquia, devendo constar à expressão “CONFERE
COM O ORIGINAL”.
§ 2º. A utilização de
sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile ou outro similar não
prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais serem entregues,
necessariamente, até 5 (cinco) dias da data de seu término.
§ 3°. Nos atos não
sujeitos a prazo, os originais devem ser entregues, necessariamente, até 5
(cinco) dias depois da data da recepção do material na Autarquia.
§ 4° Na hipótese de não
ser efetivada a substituição, nos prazos previstos nos §§ 2º e 3º, devem ser
considerados como não praticados todos os atos processuais representados pelas
peças não substituídas.
§ 5º. O registro de
reclamação feito por e-mail, pessoalmente ou por telefone somente é aceito,
para os fins deste artigo, se autenticado por servidor da Autarquia ou se
contiver certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma
estabelecida em lei.
§ 6º - No caso de remessa
de protocolos/processos da SETEC para outros órgãos externos ou de devolução de
protocolos que vieram para SETEC para informações ou providências, o
responsável pelo setor do expediente deverá conferir a seqüência numérica das
folhas, certificando na última folha dos autos que o protocolo/processo contêm
tantas folhas todas numeradas e rubricadas.
Artigo 11º - A numeração
inicial das folhas é efetuada pelo setor de protocolos quando da autuação dos
documentos que constituem o processo, devendo as seguintes ser numeradas pelos
servidores que as inserirem no processo, obedecendo rigorosamente à seqüência
das mesmas e mediante “TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA”.
§ único. Não é permitida a
numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras
ou quaisquer outros artifícios.
Artigo 12º. Os documentos
remetidos para abertura de processo com a recomendação de prazo excepcional
para decisão ou instrução e os oriundos do Poder Judiciário têm tratamento
Prioritário sobre os demais, devendo constar o carimbo ou a etiqueta de
“URGENTE” nas respectivas capas.
Artigo 13º. Não são autuados os
seguintes documentos:
I - aquele que
possua continência com processo preexistente, ou seja, pertencente ao mesmo
interessado e que possua objeto comum, total ou parcialmente, ainda que um
deles seja de maior abrangência;
II - aquele que,
por sua natureza, não exija instrução para decisão quanto ao objeto requerido,
tais como:
a) convites;
b) homenagens;
c) agradecimentos;
d) comunicações de
posse ou de afastamento de cargos;
e) requisições de
material ou de prestação de serviços.
III - aquele
redigido em língua estrangeira, exceto quando acompanhado de versão em
vernáculo, firmada por tradutor juramentado.
Parágrafo único. Na hipótese
prevista no inciso I deste artigo o documento recebido é juntado ao processo
autuado anteriormente.
Artigo 14º - Cada volume dos autos
de um processo não deve exceder 200 (duzentas) folhas.
§ 1º. Atingido o limite
previsto acima, é providenciado o encerramento do volume e a abertura de um
novo, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável.
§ 2º. Caso haja a necessidade
de inclusão de um documento que exceda 200 (duzentas) folhas, este deve,
preferencialmente, iniciar um novo volume.
§ 3° A numeração das
folhas do novo volume do processo é contínua à do anterior, inserindo-se na
capa, exclusivamente, os registros cadastrais constantes da capa do primeiro, o
número do volume em algarismos romanos, e o número do cadastro no sistema
informatizado de controle de documentos e processos da Autarquia.
§ 4° - Documentos
encadernados ou em brochura, além dos de grande volume, são apensados ao
processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a
palavra “ANEXO”.
Artigo 15º - Os processos são
instruídos por informações, pareceres e despachos, havendo, quando for o caso,
a emissão de ato final de competência do Presidente ou da Diretoria da
Autarquia, conforme o caso.
Artigo 16º - O servidor
incumbido da instrução de processo deve:
I - ler os autos
com a máxima atenção, verificando, inclusive, a numeração e a seqüência dos
documentos;
II - procurar,
quando necessário, os responsáveis para receber instruções;
III - emitir o
despacho ou parecer, restringindo-se unicamente ao assunto em exame, de maneira
clara e concisa;
IV - evitar a repetição
de informação já prestada por outro servidor ou interessado e o uso do mesmo
texto de documento constante do processo, não deixando, contudo, de fazer
alusão aos mesmos, quando for o caso;
V - instruir o
processo de maneira a possibilitar a rápida solução do mesmo, não o retendo por
prazo superior ao que for estabelecido;
VI - justificar,
quando cabível e por escrito, perante os responsáveis, a permanência do
processo em sua responsabilidade por tempo superior ao estabelecido;
VII - observar
princípios éticos que devem ser dispensados às informações contidas nos
documentos, mantendo absoluta discrição sobre eles; e
VIII - dispensar
adequado tratamento físico aos documentos, observar cuidados de higiene no
manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras necessárias com simetria,
utilizar material adequado, evitar o uso de grampos metálicos e de clipes e,
ainda, preservar as informações já existentes ao opor novos elementos ao
documento, tais como carimbos e etiquetas, evitando escrever ou rasurar os
documentos autuados.
Parágrafo Único. Verificada a
existência de retirada irregular de peça ou folha dos autos, o servidor que a
constatou deve solicitar ao setor de protocolos da Autarquia o competente
registro formal do ocorrido, mediante “TERMO DE RESSALVA”.
Artigo 17º - Na informação,
parecer ou despacho, o servidor deve observar:
I - clareza e
sobriedade na linguagem, isenta de aspereza, tom polêmico e parcialidade;
II - concisão na
elucidação do assunto;
lII - legibilidade,
adotando-se, preferentemente, o uso de digitação; e
IV - transcrição de
dispositivos citados da legislação.
§ 1º - As informações e
os pareceres devem ser elaborados conforme modelo padrão de editoração de
documentos oficiais da Administração Pública.
§ 2º - As cópias,
relações ou outros elementos anexados para ilustrar a informação, o parecer ou
a correspondência deve ser autenticado.
§ 3º - A autenticação de
documentos exigidos em cópia será feita por servidores da Autarquia, observadas
as disposições estabelecidas na Subseção I da Seção VIII deste Capítulo.
§ 4° - Salvo imposição
legal, o reconhecimento de firma somente é exigido quando houver dúvida quanto
à autenticidade da mesma.
§ 5° - No caso de
entrelinha, emenda, rasura ou cancelamento de expressões, deve-se fazer ressalva
expressa, no final da informação, parecer ou despacho.
Artigo 18º - Os atos do
processo devem ser produzidos por escrito, com a data e o local de realização e
a assinatura da autoridade responsável.
§ 1º - Qualquer
solicitação inerente ao processo, na fase de instrução, deve ser feita por meio
de despacho constante do mesmo.
§ 2º - A unidade
organizacional que necessitar de informações de outra, sobre determinado
assunto de processo, deve solicita-las formalmente, devendo a mesma ser juntada
ao respectivo processo.
§ 3º - As informações
requeridas a órgãos externos, a agentes dos setores regulados, devem ser
solicitadas por meio de despacho diretamente no processo.
§ 4º - Na referencia a
elementos constantes do processo, deve ser indicada à respectiva folha citada
na instrução e, em caso de apensação, ainda, o numero do processo apensado.
Artigo 19º - Os documentos de
tamanho diminuto devem ser colados, por uma das bordas, numa folha de papel em
branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração.
§ único - O procedimento de
colagem não pode impossibilitar a leitura do conteúdo do verso do documento e a
posição do carimbo deve alcançar a folha em que for colada.
Artigo 20 - Fica vedada:
I – a juntada de
documentos sem o devido termo que a formalize;
II – a juntada de
documentos e a menção de atos e fatos relacionados a outros processos que não
tenham ligação, direta ou indiretamente, com o assunto do processo, e que não
sejam imprescindíveis para a exata compreensão e fundamentação do abordado nos
autos;
III – a inclusão de
documentos que já constem do processo; e
IV – a inclusão de
peça impressa em papel fac-símile, devendo, neste caso, ser juntada sua copia
reprográfica, observado o disposto nos §§ 2º e 3º do artigo 10º.
Artigo 21 - Deve ser
utilizada somente à frente da folha de despacho, vedada a inclusão de novas
folhas ate o total aproveitamento, salvo quando ocorrer despacho previamente
digitado ou quando forem anexados novos documentos ao processo.
§ único – No caso de juntada
de copias, relações ou outros elementos, as folhas ou espaços em branco são
inutilizados.
Artigo 22 - Não é permitida a
retirada ou substituição de folhas de processo, salvo na existência de motivo
que justifique a anulação de documentos integrantes do mesmo.
§ 1º - O documento
retirado deve receber a anotação ANULADO, constando em folha de despacho à
devida justificativa seguida de assinatura ou rubrica do responsável, aposta
sob o nome e a função, carimbados ou digitados.
§ 2º - Na ocorrência do
disposto no “caput”, o processo deve ser reorganizado e as folhas renumeradas e
rubricadas a tinta, devendo este procedimento, da mesma forma que o
cancelamento das folhas anteriores, ser consignado no processo.
Artigo 23 - A elaboração de
parecer jurídico requer previa e formal solicitação, na qual deve constar a
especificação detalhada das respectivas questões jurídicas a serem
esclarecidas.
§ 1º. A emissão de
Parecer Jurídico, conforme o disposto na legislação em vigor, é competência
exclusiva da Assessoria Jurídica.
§ 2°. No que tange aos
processos que versem sobre licitações e contratos administrativos, a
solicitação de parecer deve ser encaminhada com a antecedência mínima de 15
(quinze) dias do ato a ser praticado, devendo dela, constar, expressamente, as
razões motivadoras do ato.
§ 3° - O processo
submetido à análise da Assessoria Jurídica deve, obrigatoriamente, vir
instruído com a manifestação técnica da área consulente necessária à elucidação
da matéria nele versada.
Artigo 24º - As Resoluções e
Portarias a serem expedidas pelo Presidente da SETEC – Serviços Técnicos
Gerais, podem ser previamente submetidas à análise da Assessoria Jurídica,
devendo a solicitação ser remetida àquele órgão com a antecedência de, no
mínimo, 05 (cinco) dias da data marcada para a deliberação da Diretoria com a
posterior publicação no D.O.M.
Parágrafo único - A solicitação,
feita na folha de despacho, deve vir acompanhada de manifestação técnica que
subsidie a análise da questão jurídica.
Artigo 25º - Os procedimentos
licitatórios devem conter, necessariamente, a estimativa do valor da
contratação, comprovada por pesquisa de mercado, e somente devem ser
encaminhados à Assessoria Jurídica quando a referida pesquisa já estiver
previamente anexada aos autos.
Artigo 26º - Os procedimentos
de contratação direta, por dispensa ou inexigibilidade de licitação, somente
devem ser encaminhados à assessoria jurídica quando estiverem instruídos com a
razão da escolha do fornecedor ou executante, a justificativa do preço e, se
for o caso, a caracterização da situação emergencial ou calamitosa enquadradas
nas hipóteses legais.
Artigo. 27º - A Autarquia pode
declarar extinto o processo quando exaurida a finalidade ou o objeto da decisão
se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente, enviando-o
para arquivamento.
Artigo 28º - A imagem gerada
pelos protocolos setoriais no sistema informatizado de controle de documentos e
processos deve corresponder integralmente ao contido no formato em papel.
§ 1º - Verificada a não
conformidade entre a imagem e o contido no formato em papel, o Protocolo
Setorial que a gerou deve fazer as correções necessárias, em cumprimento ao
“caput”.
§ 2° - Na impossibilidade
de fazer as devidas correções, em função de extravio ou desaparecimento das
peças, adotar-se-ão os procedimentos previstos na Seção VII deste Capítulo.
Artigo 29º - A tramitação dos
autos, volumes e documentos ocorrem por meio do setor de protocolos, salvo no
caso de tramitação entre os técnicos de uma mesma divisão na qual é feita em
conformidade com despacho constante dos autos.
§ 1º - O controle
eletrônico da tramitação ocorre no sistema informatizado de controle de
documentos e processos da Autarquia.
§ 2º - Em nenhuma
hipótese a parte interessada pode tramitar ou retirar o processo da Autarquia.
§ 3º - Os protocolos
tramitarão entre os setores desta Autarquia mediante a emissão da competente
guia de remessa, na qual deverá constar a data da emissão; o número do protocolo;
o nome do interessado; o nome do remetente e destinatário e o numero do código
do setor (divisão), em três vias e igual teor, sendo que uma delas deverá ser
entregue incontinenti no setor de protocolos para a atualização no sistema
informatizado.
Artigo 30º - Cada setor deve
providenciar a substituição da capa do processo sempre que ela estiver rasgada
ou danificada, visando garantir a Integridade dos documentos juntados.
Artigo 31º - Não é permitida
a tramitação de processo sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas
e rubricadas, sem rasuras e, quando for o caso, com os termos de anexação,
desanexação, apensação, desapensação, entre outros, sob pena de devolução ao
remetente.
Parágrafo único. A Divisão que
receber um processo e detectar a existência de quaisquer irregularidades
previstas no “caput” deve devolvê-lo ao setor de origem, comunicando as razões
da devolução e solicitando as alterações necessárias.
Artigo 32º - Os processos são
anexados quando forem relativos ao mesmo interessado e contiverem o mesmo
assunto.
Parágrafo único. Na anexação de
processos, o mais recente é anexado ao mais antigo, sendo as folhas daquele
renumeradas com a numeração seqüencial deste.
Artigo 33º - Cabe ao setor de
protocolos proceder à anexação de processos, após a solicitação do setor
interessado em despacho no processo mais antigo, mediante “TERMO DE ANEXAÇÃO”.
Parágrafo único. Para solicitação
ou localização de processo anexado será considerado o número do processo mais
antigo, cabendo ao setor de protocolos proceder ao registro.
Artigo 34º - Os processos são
apensados quando tenham correlação entre si, visando à uniformidade de
tratamento em matérias semelhantes, relativos ao mesmo interessado ou não.
Parágrafo único. Na apensação são
mantidas as numerações individuais das folhas dos processos.
Artigo 35º - Compete ao setor
de protocolos proceder a apensação de processos, após a solicitação da Divisão
interessada constante em despacho no processo mais novo, mediante “TERMO DE
APENSAÇÃO”.
Artigo 36º - Os processos são
desapensados quando a tramitação conjunta dos mesmos não for mais necessária,
conforme despacho do setor interessado.
Parágrafo único. A desapensação é
efetuada e informada pelo setor de protocolo mediante “TERMO DE DESAPENSAÇÃO”
no processo em que foi solicitada a apensação.
SEÇÃO VI - DA EXTINÇÃO, DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
Artigo 37ª - O encerramento
dos processos ocorre nas seguintes hipóteses:
I - quando exaurida
a finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado
por fato superveniente;
II - quando houver
expressa desistência do interessado; e
III - quando o
desenvolvimento for interrompido por período superior a 01 (um) mês, por ato ou
omissão da parte interessada.
Parágrafo único. Nas hipóteses
previstas nos incisos II e III, o prosseguimento do processo não fica prejudicado
se a Administração considerar que o interesse público desse modo o exige.
Artigo 38º - Depois de
encerrados, os processos devem ser encaminhados ao setor de arquivo competente
para arquivamento, mediante “TERMO DE ARQUIVAMENTO”.
Artigo 39º - O arquivamento de
processos é determinado pelo Presidente ou Diretores da Autarquia, mediante o
despacho de “ARQUIVE-SE”, formalizado pelo setor de arquivo, por meio de “TERMO
DE ARQUIVAMENTO”.
Parágrafo único. O setor de
protocolos deve adotar as providências relativas à baixa do processo concluído
junto ao setor de arquivo da Autarquia.
Artigo 40º - É vedada a guarda
e armazenamento de processo finalizado nas dependências das divisões da
Autarquia, salvo quando for expressamente autorizado pela Diretoria
Administrativa.
Artigo 41º - O desarquivamento
de processos é procedido mediante solicitação do interessado ou das Diretorias
ao setor de arquivo da Autarquia, por intermédio do “TERMO DE DESARQUIVAMENTO”.
Artigo 42º - Havendo
desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar
conhecimento do fato deve levar ao conhecimento do titular da respectiva
Divisão, o qual, por sua vez, informará o ocorrido à Diretoria para as providências
cabíveis.
Parágrafo único. Independentemente
das ações adotadas anteriormente, deve ser providenciada a imediata
reconstituição do processo, observando-se o disposto no artigo 42.
Artigo 43º - O servidor
responsável pela reconstituição do processo deve fazê-lo a partir da cópia
extraída do sistema informatizado de controle de documentos e processos e
autuá-lo por meio de “TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS”.
Parágrafo único. Todos aqueles que
praticaram atos no processo devem ser notificados para que ratifiquem, no prazo
de 30 (trinta) dias, as cópias restauradas dos documentos por eles gerados.
SEÇÃO VIII - DOS PEDIDOS DE VISTA, DE CÓPIAS E DE CERTIDÕES DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
Artigo 44º - O pedido de vista e
de cópia de documento ou processo é encaminhado à Divisão na qual esteja o
respectivo processo.
§ 1º - . Qualquer pessoa é
parte legítima para solicitar a Autarquia vista e cópia de documento ou
processo, ressalvados os casos em que os autos tenham que ser mantidos em
sigilo, em cumprimento ao disposto na legislação em vigor.
§ 2º - O pedido de vista
ou de cópia não interrompe os prazos para a realização de atos no processo e
para a instrução do mesmo.
Artigo 45º - O pedido de cópia
deve conter a qualificação do requerente, o número do processo e a
especificação das páginas que pretende copiar e a data e o horário do pedido.
§ 1º - Qualquer servidor
da Autarquia pode autenticar as cópias reprográficas solicitadas e extraídas do
processo original.
§ 2º - Para o recebimento
das cópias requeridas, o interessado deve efetuar o pagamento dos preços
públicos do valor correspondente ao ressarcimento dos custos das cópias.
§ 3º - O prazo para a
entrega das cópias solicitadas é de 15 (quinze) dias/horas, contadas a partir
da verificação do recebimento do pedido.
Artigo 46º - As certidões de
registros processuais serão concedidas ao interessado, mediante ressarcimento de
custos a Autarquia, excetuados os casos de acesso à matéria de cunho sigiloso
previstos na legislação em vigor.
§ 1º - O pedido de
certidão deve ser encaminhado ao setor de protocolo, a qual irá expedir a
certidão requerida, no prazo de até 15 (quinze) dias, contados da data do
recebimento.
§ 2º - O pedido de
certidão relacionado a processo encerrado ou em tramitação é registrado pelo
setor de protocolos, sendo juntado ao processo correspondente, para posterior
assinatura da autoridade competente, acompanhado de minuta de certidão e
observadas as demais disposições do “caput”.
Artigo 47º - Compete à
Diretoria Administrativa Financeira:
I - a elaboração
dos atos necessários à complementação da regulamentação estabelecida nesta
Ordem de Serviço, tais como:
a) - a confecção e
a atualização de manual de procedimentos e rotinas;
b) - a padronização
de documentos e de formulários; e
c) - a definição
dos procedimentos atinentes a tramitação, registro e acompanhamento dos
processos.
II - o
gerenciamento e a coordenação dos sistemas necessários ao efetivo controle,
acompanhamento e tramitação de processos; e
III - a realização,
no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados a partir da publicação desta
Ordem de Serviço, das adequações necessárias nos sistemas de informática da
Autarquia, de maneira a permitir o integral cumprimento das disposições
estabelecidas.
Artigo 48º - Cabe à Diretoria
Administrativa Financeira a realização de treinamento específico a todos os
servidores da Autarquia, com vistas a garantir a observância do disposto nesta
Ordem de Serviço e dos demais dispositivos em vigor relacionados, no prazo de
60 (sessenta) dias, contados a partir da data da publicação.
Artigo 49º - Cabe à Diretoria
Técnica Operacional, sem exclusão das competências da Assessoria Jurídica, o
gerenciamento e a coordenação da sistemática necessária ao integral cumprimento
das disposições estabelecidas nesta Ordem de Serviço, devendo aprovar os atos
mencionados no inciso I, do artigo 47, além de colaborar na realização do
treinamento mencionado no artigo anterior.
Artigo 50º - Os casos
omissos nesta Norma serão resolvidos pela Presidência da Autarquia.
Artigo 51º - Esta ORDEM DE
SERVIÇO entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
CUMPRA-SE.
PUBLIQUE-SE
Campinas, 22
de dezembro de 2005.
Presidente-SETEC
ERIVELTO LUÍS CHACON
Diretor Adm.
Financeiro
VALDIR APARECIDO DELING
Diretor
Técnico Operacional
ADEMIR JOSÉ DA SILVA
Assessor
Jurídico - OAB/SP nº 122.877
PAULO CELSO POLI
Assessor
Jurídico OAB/SP nº 108.723
CELSO LORENA DE MELLO
Procurador-SETEC
- OAB/SP nº 62.493
SMAJ – Coordenadoria Setorial de
Documentação – Biblioteca Jurídica – 09/10/2006.