SMAJ –
Coordenadoria Setorial de Documentação – Biblioteca Jurídica
Advertência
(Publicação DOM de 25/03/2006:)
Dispõe sobre a criação da Comissão Coordenadora de Gestão de
Documentos Municipais, da Comissão Central de Avaliação e Destinação de
Documentos Municipais e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos
Municipais no Âmbito da Administração Pública
do Município de Campinas e dá outras providências
O Prefeito Municipal de Campinas, no uso de
suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO a necessidade de agilizar as comunicações
administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas dos Órgãos da
Administração Pública Municipal, visando a implantação da política de Gestão de
Documentos Municipais;
CONSIDERANDO a responsabilidade dos Órgãos da Administração
Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório,
informativo, cultural e histórico;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a
documentação acumulada no Arquivo Municipal, nos Arquivos das Secretarias
Municipais e nos Órgãos da Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda
dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das
informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória
histórica;
CONSIDERANDO o relevante interesse público na instituição
de um Sistema Único de Arquivamento e Conservação de Documentos Públicos
Municipais, nos termos do artigo 240 da Lei Orgânica
do Município de Campinas, c.c. O art. 216, § 2º da Constituição Federal, c.c. a
Lei Federal n° 8.159/1991, c.c. o Decreto Municipal nº
15.306/2005, c.c. a Resolução nº 07/1997 do Conselho Nacional de Arquivos,
DECRETA:
Art.
1º Ficam criadas a Comissão Coordenadora de
Gestão de Documentos Municipais, a Comissão Central de Avaliação e Destinação
de Documentos Municipais e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos
Municipais.
Art.
2º A Comissão Coordenadora de Gestão de
Documentos Municipais será vinculada à Secretaria Municipal de Chefia do
Gabinete do Prefeito, com as seguintes competências:
I - integrar as atividades do Protocolo Geral, das
áreas de expediente das Secretarias Municipais, Empresas Públicas, Autarquias,
Fundações Municipais e do Arquivo Municipal;
II - propor diretrizes, atos legais e medidas
administrativas para implantação de um Sistema de Gestão de Documentos Públicos
Municipais;
III
- propor critérios de organização, racionalização
e controle da gestão de documentos e arquivos, de modo a propiciar o acesso
mais amplo possível às informações neles contidas, garantido o direito dos
cidadãos à informação;
IV - participar, propor e desenvolver estudos de
projetos e programas para a integração das atividades de gestão de documentos
às soluções tecnológicas de informática;
V - propor e orientar as ações relacionadas à
implantação das Comissões de Avaliação de Documentos criadas nesta
oportunidade.
Art.
3º A Comissão Coordenadora de Gestão de
Documentos Municipais será constituída com os seguintes membros:
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Coordenador do Protocolo Geral;
III
- um Procurador Municipal;
IV - um funcionário de carreira da Secretaria
Municipal de Chefia de Gabinete com conhecimento específico na gestão de
expediente da Prefeitura Municipal de Campinas.
Parágrafo
único. A Secretaria Municipal de
Chefia de Gabinete do Prefeito poderá nomear outros membros para comporem a
Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais, se necessário.
Art. 4º A Comissão Central de
Avaliação e Destinação de Documentos Municipais consistirá num grupo
multidisciplinar, vinculada à Secretaria Municipal de Administração, e terá as
seguintes competências: (Ver Decreto nº 15.874,
de 22/06/2007)
I - executar as diretrizes emanadas da Comissão
Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais;
II - coordenar e orientar as atividades desenvolvidas
pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais, respeitada a
legislação específica de cada Órgão; (Ver alteração no Decreto nº 16.399, de 24/09/2008)
III
- homologar as decisões das Comissões Setoriais
de Avaliação de Documentos Municipais para as eliminações de documentos ou
recolhimento permanente ao Arquivo Municipal, de acordo com o estabelecido nas
Tabelas de Temporalidade do Município; (Ver alteração no Decreto nº 16.399, de 24/09/2008)
IV - aprovar as amostragens e seleção de documentos
previamente destinados à eliminação;
V - dirimir dúvidas relativamente à destinação
final dos documentos municipais;
VI - avaliar, adequar e aprovar as propostas de
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação e
Documentos Municipais;
VII
- reunir as propostas das Comissões Setoriais de
Avaliação de Documentos Municipais em um único Quadro de Classificação
Funcional de Documentos e respectivas Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se
também de sua atualização;
VIII
- supervisionar as atividades de avaliação,
transferências e recolhimentos de documentos, de acordo com a as Tabelas de
Temporalidade. (Ver alteração no Decreto nº 16.399,
de 24/09/2008)
Art. 5º A Comissão Central de
Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será constituída pelos
seguintes membros: (Ver alteração no Decreto nº
16.399, de 24/09/2008)
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Chefe do Setor do Arquivo Intermediário do
Arquivo Municipal;
III
- o Chefe do Setor de Pesquisa e Divulgação do
Arquivo Municipal;
III
- um servidor da Secretaria Municipal de
Finanças;
IV - um servidor da Secretaria Municipal de
Recursos Humanos;
V - um procurador municipal da Secretaria
Municipal de Assuntos Jurídicos;
VI - um representante de empresa pública ou
autarquia Municipal;
VII
- um servidor da Prefeitura Municipal de
Campinas da carreira de historiador.
§ 1º Os integrantes da Comissão Central de
Avaliação e Destinação de Documentos Municipais serão indicados pelas suas
respectivas Secretarias ou Órgãos, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da
publicação deste Decreto.
§ 2º O período do mandato dos membros da Comissão
Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será de 02 (dois) anos,
com exceção do servidor que ocupa a Coordenação do Arquivo Municipal, que terá
assento enquanto exercer a Chefia do respectivo Setor.
§ 3º O Presidente da Comissão Central de Avaliação
e Destinação de Documentos Municipais será o Coordenador do Arquivo Municipal
de Campinas.
Art.
6° As Comissões Setoriais de Avaliação de
Documentos Municipais deverão ser nomeadas no âmbito das Secretarias Municipais
e das Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações,
encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, por meio de portarias,
no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação deste Decreto.
Art. 7° Compete às Comissões
Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais:
I - promover o levantamento e a identificação das séries
documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;
II - elaborar a proposta de Quadro de Classificação
de Documentos e de Tabela de Temporalidade, relacionada aos documentos
produzidos e acumulados pela respectiva Secretaria Municipal, Sociedade de
Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação, encaminhando-a para
apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de
Documentos Municipais;
III
- propor as modificações cabíveis para a Tabela
de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;
IV - deferir as propostas de eliminações de
documentos correspondentes à sua área de atuação, e ao recolhimento de
documentos de valor permanente, a serem encaminhados para homologação à
Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais; (Ver
alteração no Decreto nº 16.399, de 24/09/2008)
V - acompanhar os trabalhos de organização,
racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação;
VI - solicitar a colaboração de auxiliares
temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua
especificidade ou do seu volume;
VII
- indicar um ou mais de seus membros para
presenciar a eliminação dos documentos públicos municipais, objeto de
deferimento pela Comissão, lavrando a respectiva ata.
Art. 8° As Comissões Setoriais de Avaliação
de Documentos Municipais deverão ser compostas por número ímpar, com pelo menos
03 (três) membros, designados pelo titular de cada Pasta, ou pelo presidente da
Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação Municipal,
conforme o caso. (Ver alteração no Decreto nº
16.399, de 24/09/2008)
§ 1º O mandato dos membros das Comissões Setoriais
de Avaliação de Documentos Municipais será de 01 (um) ano, podendo ser
reconduzidos. (Ver revogação no Decreto nº 16.399,
de 24/09/2008)
§ 2º Os servidores designados para comporem as
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser
funcionários de carreira, com conhecimento da estrutura organizacional, das
funções exercidas, da produção e tramitação de documentos nas respectivas áreas
de atuação, ou seus representantes oficialmente indicados.
§ 3º Deverá ser nomeado para compor cada uma das
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais o servidor
responsável pela área de Expediente da respectiva Secretaria Municipal,
Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação.
§ 4º Os membros das Comissões Setoriais de
Avaliação de Documentos Municipais deverão escolher, dentre os seus
componentes, o responsável pela coordenação dos trabalhos.
Art.
9° A Comissão Central de Avaliação e Destinação
de Documentos Municipais poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos
auxiliares, bem como convocar especialista identificado com as áreas cujos
documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.
Art. 10. Fica
proibida a eliminação de quaisquer documentos pelas Secretarias Municipais,
Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações,
encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, sem a aprovação das
respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais e da
Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, nos termos
deste Decreto.
Art. 11. Fica
proibida a eliminação dos documentos de valor permanente, assim considerados
todos aqueles documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração
Pública Municipal de Campinas até o ano de 1940. (Ver Decreto nº 16.122, de 10/01/2008)
Parágrafo
único. Os documentos produzidos,
recebidos ou acumulados posteriormente ao ano de 1940 serão submetidos ao
processo de avaliação para guarda permanente ou eliminação, obedecendo aos
procedimentos definidos neste Decreto e em normas posteriormente estabelecidas.
Art.
12.
Ficará sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social, na forma do art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 08
de janeiro de 1991.
Art. 13. A
eliminação de documentos poderá ser proposta por qualquer órgão da
Administração Municipal.
Parágrafo
único. Ficará a cargo da Comissão
Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais estabelecer os
procedimentos técnicos e administrativos para eliminação de documentos públicos
municipais, tendo em vista a Resolução nº 07, de 20/05/1997 do Conselho Nacional
de Arquivos. (Ver Ordem de Serviço nº 627,
de 11/05/2007 – GP)
Art.
14.
A Secretaria Municipal de
Assuntos Jurídicos deverá fornecer à Comissão Central de Avaliação e Destinação
de Documentos as informações atualizadas acerca das ações judiciais encerradas
ou em curso, nas quais o Município de Campinas figure como autor ou réu, para
que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de
guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art.
15.
Os membros integrantes das
Comissões criadas por este Decreto não serão remunerados, nem receberão
vantagem de qualquer espécie pela nomeação.
Art.
16.
Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicação.
Art.
17.
Ficam revogadas as disposições em
contrário.
Campinas, 24 de março de 2006
Prefeito Municipal
Secretário Municipal de Assuntos Jurídicos em exercício
Secretário Municipal de Administração
REDIGIDO NA COORDENADORIA SETORIAL
TÉCNICO-LEGISLATIVA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS, CONFORME
ELEMENTOS CONSTANTES DO PROTOCOLADO N° 05/10/59113, EM NOME DE SECRETARIA
MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PUBLICADO NA SECRETARIA DE CHEFIA DE GABINETE DO
PREFEITO.
Secretária-Chefe de Gabinete
Diretor do Departamento de Consultoria Geral
SMAJ – Coordenadoria Setorial de Documentação – Biblioteca Jurídica – 10/10/2008.